Doszliśmy do ostatniego kroku fazy definiowania. Te kilka wpisów dotyczące etapu definicji projektu powinny pomóc osobie rozpoczynającej swoja podróż z DMAIC. Na tą chwilę temat można uznać za wyczerpany. Najbliższe wpisy będą podsumowaniem najistotniejszych jego elementów. Może spędzam nad tym zbyt wiele czasu nad tym etapem a  może próbuje Was przekonać, że ta faza jest szczególnie niedoceniana. `

Dlaczego aż tyle czasu należy przeznaczyć na planowanie? Przyjrzyjmy się bliżej co kryje 5 krok projektu DMAIC:

• Pozwala on na równomierne i rozsądne rozplanowanie zasobów (ludzi, pieniędzy) w czasie,
• Daje możliwość podkreślenia i rozsądnego wykorzystania kluczowych elementów w każdej fazie projektu,
• Zmienia sposób nastawienia w projekcie z reakcyjnego, na planowane. Im więcej zaplanujesz w tym momencie, mniej zaskoczy Cię później,
• Przygotowuje rozsądny plan komunikacji, oceny nastawienia otoczenia do czekających go zmian. Dzięki temu łatwiej przeprowadzimy zespół i otoczenie przez późniejsze problemy w trakcie wdrażania. Wiemy już z poprzednich wpisów, że człowiek nie lubi dużych zmian, a to często klucz działań w projekcie. Należy go w taki sposób przeprowadzić, by uczestniczący w nim ludzie w sposób planowany i rozłożony w czasie przechodzili przez proces zmiany. Co odczujesz, kiedy usłyszysz informację, co zrobić by zmniejszyć koszta pracy o 1/5? Uruchomi Ci się za automatu opór przed zmianą, poczujesz się zagrożona ,,Chyba będą zwalniać”. Nikt z nas nie lubi dużych kroków. Wprowadzają brak zaufania, obawę i opór. Tutaj właśnie ważna jest komunikacja. Otwarta do pracy grupa chętniej przyjmie wyżej wymieniony cel i zaangażuje się w znalezienie pomysłów które pomogą ograniczyć koszt pracy. Poza tym, kto lubi zmieniać nawyki? Dobry plan efektywniej pozwoli przestawić zespół i otoczenie na nowe, wynikające z działań projektu.

Kilkakrotnie pisałem już o tym, że pośpiech w fazie definiowania bywa złym doradcą. Każdy oczekuje efektu tu i teraz. Konsekwencje takiego zachowania zmuszają nas często do powrotu na sam początek. Dobry plan, to dobra definicja źródeł zmienności, wykorzystania zasobów i strategia rozwiązania problemu.

Czy karta projektu musi być na papierze?

Opracowanie planu projektu może odbywać się w arkuszu excel. Wersja elektroniczna ułatwia przegląd zadań, dodawania nowych i umożliwia analizę w przypadku spotkań wirtualnych. Wiemy, jak funkcjonuje biznes w ostatnim czasie. Osobiście jednak jestem zwolennikiem wersji papierowych. Z doświadczenia wiem, że rzeczy zapisane ręcznie i wywieszone na widok publiczny, lepiej oddziałują na element kształtowania kultury. Projekt to nie formatka a sposób pracy z grupą.

Bez ryzyka, nie ma zabawy. Czy na pewno?

Elementem kroku piątego jest przeprowadzenie wstępnej burzy mózgów. Jej celem będzie wykrycie potencjalnych zagrożeń w projekcie. Daje to możliwość oceny prawdopodobieństwo ich wystąpienia i przygotowania się na ewentualne konsekwencje.  Polecam skalowanie zagrożenia w kategoriach mała, średnia, duża lub zastosowanie pięciopunktowej skali Likerta.

Wykrycie na tym etapie możliwego ryzyka stwarza możliwość wstępnego zarządzenia nim, przed jego wystąpieniem lub pozwala na przygotowania efektywnego planu a wypadek realnego pojawienia się.  Do tego celu polecam użyć poniższą macierz ryzyka.

Rysunek 1 – Macierz zagrożenia w projekcie.

Wszystko musi mieć swoje priorytety, niestety

W celu efektywniejszego zarządzenia zagrożeniem, można też przeprowadzić wstępną klasyfikację i podejść do problemu w sposób bardziej racjonalny. Miło by było mieć zasoby, na usunięcie wszystkich zagrożeń z marszu. Rzadko kiedy lider może sobie niestety pozwolić na taki komfort. Czas to pieniądz, nie możemy robić wszystkiego na raz a mało racjonalnym byłoby wydanie wszystkich środków na początku projektu.

Rysunek 2 – Priorytetyzacja zagrożeń

Ile powinien trwać ten projekt?

W wielu przekazach naukowych przeczytacie, że czas projektu wynika z jego złożoności zadań i kompleksowości problemu. W tym kroku zachęcam o pamiętaniu o kilku zasadach. Projekt powinien trwać jak najkrócej, by nie stracić skupienia i zaangażowania grupy.  Najefektywniejsze projekty trwają od trzech do sześciu miesięcy. Górną granicą powinien być roczny cykl budżetowy.  Uczestniczyłem eksperymentach DoE i dwutygodniowych fazach wdrożenia. Widziałem również wiele projektów o cyklu rocznym. Receptą na ten problem jest wyczucie czasu i dobre rozplanowanie zasobów. Generalnie, lepiej rozłożyć duży problem na mniejsze składowe i realizować go w ramach kilku mniejszych projektów. Wykonanie każdego etapu pozwoli nabrać pewności grupie i gratyfikować sukces. Dzięki temu zespół nabierze pewności, że może rozwiązać każdy problem. Jak najlepiej zjeść słonia? Podzielić go na kawałki.

W tym przypadku zachęcam posłużenia się poniższym harmonogramem. Opracowanie planu wspólnie zespołem pomoże Wam na realną ocenę każdego składnika projektu. Wpłynie również na elementy motywacji opisane w poprzednim wpisie.

Rysunek 3 – Harmonogram projektu.

Powyższa macierz pokazuje potencjalny horyzont czasowy. Strukturyzuje działania i pokazuje całość planu gry. Pozwala ocenić w sposób racjonalny opracowany plan i wysiłek grupy w pierwszym etapie. Sygnalizuje słabe i mocne strony projektu oraz podpowiada, jakie działania należy podjąć odpowiednio wcześniej.

Można by powiedzieć, wszystko fajnie ale w życiu bywa inaczej. Wpis wpisem, a kto ma czas na użycie tych wszystkich narzędzi? Piszesz tyle o fazie definiowania a ciekawe, czy sam stosujesz te elementy w swoim projekcie? Nie, nie stosuje. Używam tylko te elementy, które pomogą mi w projekcie. Część używam, za pomocą skoroszytów excel które Wam udostępniam, część używam już podświadomie wbudowując procesy rutynowe w pracy.

Celem pracy z Wami, jest podzielenie się jedną zasadą. Korzystaj w projekcie z tych elementów, które będą Ci naprawdę potrzebne. Zaczynasz swoją podróż z projektami, wykorzystaj wszystkie. Zrozum działanie każdego z nich oddzielnie, poznaj powiązania i zobacz co się sprawdza. Dróg rozwiązania problemu jest wiele. Warto wybrać swoją, by przy minimum zasobów osiągnąć najlepsze efekty.

Minimalizacja zasobów musi być natomiast racjonalna i poparta Twoim doświadczeniem. W latach 90 Nasa przyjęła doktrynę, wydajnie, sprawnie i szybko. Wynikało to z kryzysu finansowego, który ją dotykał. Zrezygnowała z wysokiego poziomu dokładności i bezpieczeństwa. W skutek tego doszło do dwóch nie udanych misji nie załogowych, które zakończyły się kolizją sprzętu wartego 100MM USD na powierzchni czerwonej planety. Może górnolotny przykład, ale projekty które prowadzimy mają też szerokie spektrum działania. Pytanie do Ciebie, czy chcesz zakończyć instalację nowego sprzętu z sukcesem, zredukować rozrzut twojego procesu w okresie 6 miesięcy, czy zaliczyć efekt łazika po 4 miesiącach.

Co do zapamiętania na dzisiaj?

• Faza definiowania jest krytycznym etapem każdego projektu,
• Dobrze wydatkować wystarczającą ilość czasu na wypracowanie pozycji lidera w projekcie, znalezienia członków zespołu, sponsora i zyskania ich akceptacji,
• Czas spędzony na klarowną definicję projektu to inwestycja, która ofiaruje Wam istotny zwrot poprzez redukcje ryzyka wpadek na kolejnych etapach projektu,
• To z kolei pozwoli uniknąć sytuacji, kiedy jesteśmy zmuszeni do powrotu z zespołem do etapu definiowania i weryfikacji założeń projektu,
• Projekt to ludzie, nikt nie lubi dużych zmian. Dlatego kształtowanie przyszłych nawyków należy oprzeć o sensowny plan komunikacji.

Etap definiowania zakończony. Przed nami druga faza DMAIC – Measure (Mierz). Rozpoczniemy pracę z narzędziami analizy graficznej danych. Jeśli spodobał Ci się wpis, będę wdzięczny za podzielenie się nim z znajomymi. Pominąłem coś istotnego? Może masz swoje zdanie na ten temat, chętnie porozmawiam z tobą jeśli otworzysz dyskusję w postaci komentarza.

Fazo Definiowania, bywaj a my uciekamy do zabawy z statystyką 🙂