W ostatnim wpisie skupiłem się na interpretacji głosu klienta. Wyjaśniłem w jaki sposób należy rozumieć jego wymagania oraz jak przełożyć je na mierzalne wskaźniki. W kolejnym etapie powinniśmy się skupić na identyfikacji parametrów procesu, które kształtują kryteria satysfakcji. W tym celu mapujemy proces za pomocą kilku metod. Wybór właściwej zależy w głównej mierze od informacji jaką potrzebujemy uzyskać. Zapraszam do przeczytania dzisiejszego wpisu.

Diabeł tkwi w szczegółach

Głównym założeniem metody DMAIC jest poznanie procesu przyczynowo skutkowego. Poznaniu jego zasad działania oraz zrozumieniu źródeł jego zmienności. Zaobserwowanie wewnętrznych zależności pozwala na zbudowanie teorii, przetestowaniu jej statystycznie i wprowadzeniu procesu na satysfakcjonujący nas poziom (osiągnięcie optimum). Wypracowanie tego efektu należy rozpocząć od poznania naszego procesu. Zrozumieniu relacji parametrów (x), zakłóceń (z), które kształtują wewnętrzne CTS (Y) oraz wyjściowy CTS (duży Y), czyli wyjściowy głos klienta (VOC).  

Y  = (X₁……X_n) + (Z₁……Z_n)

Sposób pozyskiwania informacji zależy w decydującej mierze od rodzaju problemu z którym przychodzi nam się mierzyć w projekcie. Dla procesów rutynowych (stabilnych), które wykazują problem zmienności lub położenia stosuję się poniże metody (Six Sigma):

• Mapowanie procesu w podejściu SIPOC,
• Analityczna mapa procesu + mapa źródeł zmienności,
• Mapa Zero Quality Control,

Istnieje też grupa projektów, która dotyczy problemu przepływu. Są to projekty, których głównym zadaniem zwiększanie wartości dodanej (VA) do procesu poprzez redukcję strat (9 MUDA). W tego typu projektach stosuje się mapowanie strumienia wartości VSM.

Czym jest strumień wartości i dlaczego się go analizuje?

Mapowanie strumienia wartości jest jedną z najpopularniejszych metod analizy przepływu materiałów oraz informacji. Za pomocą odpowiednio zdefiniowanych piktogramów możemy przedstawić relację klient – dostawca wraz z szczegółowym opisem strumienia dla konkretnej grupy produktów lub usługi.

Budowa mapy przepływu wartości opiera się na kilku specyficznych krokach, osadzonych na trzech poziomach:

Omówmy je na stosowanym do tej pory przykładzie pierogów i naszego bohatera z poprzednich wpisów.

Poziom 1

Poziom pierwszy służy przedstawieniu przepływu informacji. Proces rozpoczyna się od osoby klienta, który zgłasza potrzebę, daje zlecenie. Krok ten pozwala na szczegółową analizę wymagań klienta oraz dostarcza informacji o efektowności naszego kanału komunikacji.  

W poniższym przykładzie widzimy sposób przyjęcia zamówienia pierogów, które wiąże się z właściwą obsługą klienta. Dla budowania dobrego wrażanie stosuje się zabieg częstowania dobrym rzemieślniczym piwem, winem lub aromatyczną herbatą.

Kolejnym krokiem jest zleceniobiorca, który przyjmuje zlecenie, planuje jego realizację a także zabezpiecza niezbędne materiały do jego wykonania. Na tym etapie poddajemy analizie jakość komunikacji wewnętrznej (forma, czas trwania) a także skupiamy się na formie komunikacji z dostawcami i charakterystyce samych materiałów.

Widzimy tutaj, jak za pomocą bazy danych planowana raz dziennie jest dostawa materiałów oraz zlecana na bieżąco produkcja pod zamówienie klienta.

Poziom 2

Zadaniem poziomu drugiego jest zilustrowanie przepływu materiałów. Pokazanie kroków realizacji potrzeby oraz dostarczenia produktu lub usługi do klienta. Krok ten w głównej mierze służy przeanalizowaniu całego procesu wytwarzania, określeniu czasu poszczególnych operacji oraz określeniu poziomu zapasów na każdym etapie operacji. Dzięki tej informacji możemy zobaczyć ograniczenia przepływu naszego strumienia (Bottle neck), zrozumieć przyczyny jego powstawania i zaproponować właściwe usprawnienia.

Widzimy tutaj jak raz dziennie/raz wtygodniu dostarczane są materiały, alkohole, elementy wystroju lokalu oraz etap rozpoczęcia produkcji zlecenia. Każda operacja cechuje się czasem realzacji jednostkowej C/T(Cycle time) oraz stanem magazynowym DOH (Days on hand).

Poziom 3

Poziom trzeci służy określeniu czasu trwania poszczególnych kroków procesu (C/T- Cycle Time). Wartość sumaryczna wszystkich kroków pozwala na pokazanie, ile czasu trwa konwersja zamrożonego kapitału w materiałach do produkcji pierogów na gotówkę, która pochodzi od dostarczonego produktu do klienta (L/T – Lead Time).

Na poniższym zdjęciu widać nasz PT, który stanowi zaledwie 6,9% całkowitego czasu konwersji. Wykonując to ćwiczenie widzimy, że głównym czynnikiem zamrożonej gotówki są zbyt wysokie stany magazynowe na przyjęciu.

Dobrze zrobiona mapa strumienia wartości dostarcza istotnych informacji o naszym aktualnym stanie procesu.  Pozwala zidentyfikować wąskie gardła procesu, określić marnotrawstwa (9 MUDA), sklasyfikować poszczególne operacje ze względu na oczekiwania klienta (VA,MVA, NVA) oraz zależności pomiędzy przepływem materiałów i informacji.

Mapa stanu obecnego procesu sprzedaży pierogów

(kliknij by powiększyć)

No i co dalej?

Mapa stanu obecnego stanowi istotny element fazy analizy (analyse). Dzięki niej możemy rozpocząć konstruowanie docelowej wizji stanu przyszłego oraz określenie planu wdrożenia w fazie doskonalenia (improve). W tym celu określamy czas trwania operacji procesu oraz możliwości skrócenia całkowitego czasu LT (Lead time), poprzez redukcję zapasów, czasu oczekiwania i balansowanie linii.

Podsumowując dzisiejszy wpis:

• Mapowanie strumienia wartości stosujemy w projektach (Lean,), których głównym celem jest zwiększenie wartości dodanej (VA) poprzez usprawnianie przepływu,
• Dzięki opracowaniu mapy stanu obecnego poznajemy lepiej stan relacji klient – dostawca,
• W fazie analizy (analyse) budujemy mapę stanu przyszłego, która posłuży do opracowania planu usprawnień w części doskonal (improve) projektu,

W kolejnym wpisie skupimy się na omówieniu metod mapowania procesu w przypadku projektów dotyczących problemu zmienności lub położenia (Six Sigma). Omówimy metodę mapowania procesu za pomocą SIPOC lub ujęciu analitycznym.

Zapraszam was do użycia formatki mapowania strumienia wartości VSM, którą znajdziecie w road mapie drogowej Six Sigma.

Jeśli macie pytania dotyczące metodyki VSM lub chcielibyście się podzielić waszym doświadczeniem w stosowaniu tej metody, zostawcie proszę swój komentarz. Może są rzeczy, które wymagałyby dodatkowego rozwinięcia. Dzisiejszy wpis tłumaczy ogół koncepcji, która obejmue znacznie szerszy zakres stosowania.